NPO預算與結算需要相當?才怪!
Posted by Simon on 2012/10/17
歲末年終將至,對於非營利組織("NPO")工作者而言代表的就是寫不完的結案報告地獄(無誤)。特別對於管理者而言,也是檢視營運狀況(決算)並籌畫未來(預算)的時間點。在大環境不景氣的情況下,如何善用有限資源發揮最大效益成為最重要的課題,然而,預算和結算的關連是什麼呢?是否一定要相當?
以下是來自美國blue advocado網站的觀點:
你問對問題了嗎?
絕大部份NPO有個壞習慣:編列下來的預算到期末時必須用罄,因為董事會、捐款者與關係人都認為NPO不應賺錢。這約定俗成的說法乍看合理,但實務上經常造成不必要的限制。我們應該要問:「怎樣的財務目標是我們組織今年度希望或需要達成的呢?」,而不是「如何把預算花乾淨?」。不同的問法會導致不同的決策,比如:
1. 預算盈餘:我們需要提高準備金(reserve)或償付借款。 如果執行長預計今年度的準備金或現金部位偏低, 則組織就可設定收入要大於支出,留用於來年或償債, 因此要鼓勵各單位員工規畫支出目標。若結算時有剩餘,則淨資產( 資產淨值)上升,強化財務結構。
2. 預算開支兩平:如果結算時超支,表示年初時的預算編列有問題。 因此員工會盡可能在不損及計畫執行的前提下壓低支出。 而董監事會通常也會希望看到兩平的結果,表示預定目標執行無誤。
3. 預算赤字:預算赤字為可接受的,理由有三:
a) 執行長認為準備金或現金水位太高, 因此決定在該年度刻意超支以降低水位, 也許用在一次性大筆的支出(例如購置不動產)或發放更多員工紅利,但這很少見。
b)投入新專案。比如為了強化募款能力, 或發現未來有機會強化未來財務結構等。
c) 赤字為不得已的做法。比如有的組織不能隨便撙節支出, 人員縮編可能導致計畫執行障礙與募款問題。
結算時出現赤字,將使資產淨值下降,財務結構也變弱。 但若赤字是在計畫可控制的範圍內,未必是壞事。 比如今年的新投資案雖然導致超支,但來年可能帶來更多收益。
關鍵在於:意料之外的赤字表示管理決策有問題,
2. 預算開支兩平:如果結算時超支,表示年初時的預算編列有問題。
3. 預算赤字:預算赤字為可接受的,理由有三:
a)
b)投入新專案。比如為了強化募款能力,
c)
結算時出現赤字,將使資產淨值下降,財務結構也變弱。
關鍵在於:意料之外的赤字表示管理決策有問題, 而有計畫的赤字則可視為中長期策略規劃。
大部份執行長堅持預決算兩平的理由通常是董事會要求或政府合約規定。即便如此,組織營運需有自己的目標與彈性。
簡單總結並延伸作者的想法,在決算與預算相符的前提束縛下決定營運方向是倒果為因的。出現差異、甚至是重大差異沒有關係,重點是這差異是不是規畫中的結果。如果是,那麼自然有說服董事會或相關人的理由;如果不是,有沒有從中得到學習並在未來修正?